Neue Lösung für Rufbereitschaft

•    Einbindung von Mitarbeitern mit mehreren und flexiblen Rufnummern

•    Einfache An-/Abmeldung im Selfservice

Durch die Einrichtung eines Bereitschaftsdienstes wird das Serviceangebot für Ihre Kunden maßgeblich erweitert. Die Unterstützung rund um die Uhr stärkt zudem die Kundenbindung. Die Rufbereitschaft stellt dabei eine besondere Form dar, denn Mitarbeiter können, ohne persönlich am Arbeitsplatz anwesend zu sein, auf Abruf die Arbeit aufnehmen. Mit der Kombination aus Servicenummer und Sprachportal aus der Cloud der Telekom schaffen Sie schnell und einfach ein durchgängiges Servicekonzept.  

Beim Serviceangebot der Rufbereitschaft muss ständige Erreichbarkeit, auch außerhalb des Unternehmensarbeitsplatzes und der regulären Arbeitszeiten, gewährleistet sein. Das gilt einerseits für den Mitarbeiter selbst, der sich darauf einstellt, im Bedarfsfall zeitnah zu reagieren. Anderseits muss auch das Unternehmen für eine schnelle Meldung an den Mitarbeiter sorgen und wissen, wen es wann benachrichtigen kann. Häufig handelt es sich um Bereitschaftsteams, in denen sich mehrere Mitarbeiter abwechseln und vertreten. Für beide Seiten ein nicht unerheblicher Koordinierungs- und Administrationsaufwand, insbesondere, wenn ein lückenloser Service gewährleistet werden soll.

Bestmöglich funktioniert dies mithilfe einer professionellen Lösung, die einen einfachen und schnellen Bereitschaftsabruf und dennoch Flexibilität für die Mitarbeiter mit sich bringt. Die Kombination aus einer Servicenummer und der Nutzung von Sprachportal-Funktionalitäten der Telekom bietet Ihnen eine Zusammenfassung aller Bereitschaftsmitarbeiter in einer (virtuellen) Gruppe. Zum Mitarbeiter, der gerade aktiv ist, werden alle eingehenden Anrufe in die Gruppe geleitet. Die Aktivierung bzw. das An-/Abmelden kann dieser Mitarbeiter ganz einfach selbst vornehmen:

  1. Der Mitarbeiter ruft eine Servicenummer an.
  2. Per modernster Spracherkennung erfolgt eine sichere Verifizierung durch Nennung des Nachnamens und Eingabe oder Nennung einer persönlichen PIN.
  3. Nach der Verifizierung kann der Mitarbeiter entscheiden, ob er sich mit der übermittelten Rufnummer, einer in der Rufnummernliste vorab erfassten oder mit einer anderen Nummer anmelden möchte. 
  4. Die Abmeldung erfolgt durch den Mitarbeiter oder automatisch, wenn der nächste Mitarbeiter auf gleiche Weise und übergangslos die Rufbereitschaft übernimmt.
  5. Per SMS erhalten an- und abgemeldeter Mitarbeiter eine abschließende Bestätigung.

Dieses Vorgehen bietet optimale Erreichbarkeit, aber auch höchste Flexibilität, da Mitarbeiter sich von jedem beliebigen Telefon an- und abmelden können. Ein klarer Vorteil zu starren Rufnummernlisten bzw. der Verwaltung in normalen Verkehrsführungsprogrammen. Denn es kann schnell einmal passieren, dass sich das vorab eingerichtete Mobiltelefon im Funkloch befindet oder unerwartet defekt ist. Bis der Mitarbeiter die Panne beheben kann oder im Unternehmen eine Ersatzrufnummer eingerichtet wird, ist die Erreichbarkeit oft nicht gegeben. Die Mitarbeiter erhalten somit mehr Möglichkeiten, auch im Problemfall schnell selbst eine Lösung umzusetzen, und einer eventuellen Erreichbarkeitslücke vorzubeugen. 

Wenn im Notfall einmal kein Mitarbeiter angemeldet ist, werden alle Anrufe an eine vorab definierte Default-Nummer im Unternehmen geleitet. Auch außerhalb von Bereitschaftszeiten erfolgt ein Routing auf eine gewünschte Rufnummer, wie beispielweise die reguläre Servicehotline. Die Bereitschaftszeiten können flexibel konfiguriert werden. Natürlich ist auch ein 24/7-Bereitschaftsdienst möglich.

Ihre Vorteile im Überblick

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Mehr zur Sprachportal-Lösung der Telekom erfahren Sie hier.

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